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住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度について

1.本人通知制度とは


 住民票の写しや戸籍謄本などを第三者へ交付したことを、事前に登録した人に通知する制度です。
 この制度は、住民票の写し等の不正取得を抑制し、個人の権利侵害の防止を図ることを目的としています。あなたの大切な個人情報を守るため、本人通知制度を活用してください。

 第三者から登録者の住民票の写し等の交付請求があった場合に、交付の可否を登録者に確認する制度ではありません。また、交付ができないようにする制度でもありません。

第三者交付に係る本人通知制度イメージ図
(イメージ図)

2.本人通知の対象となる証明書と請求者

 ●燕市で交付することが可能な次の証明書が本人通知の対象となります。
  (1)住民票の写し、住民票記載事項証明書、消除された住民票の写し(消除されてから5年以内のもの)
  (2)戸籍の附票の写し(消除された附票を含む)
  (3)戸籍全部(個人)事項証明書(除かれた戸籍を含む)、戸籍謄本・抄本(除かれた戸籍を含む)、戸籍(除籍)記載事項証明書、戸籍(除籍)一部事項証明書
 ●この制度では、請求者(第三者)を次のとおり分類します。
  ※住民票の写しや戸籍謄本などの証明書は、正当な理由があれば第三者でも請求できることが「住民基本台帳法」や「戸籍法」で定められています。
本人等の
代理人
・本人等からの依頼を受け、委任状を持参した人
 【本人等とは】
  (1)の証明書…本人及び同一世帯の人
  (2)または(3)の証明書…戸籍に記載されている人及びその配偶者、直系の親族
代理人以外の第三者 ・自己の権利行使または義務履行のために住民票の写し等が必要な人
・住民票の写し等の記載事項を利用する正当な理由がある人
※いずれも個人、または法人の請求があります。
・業務の遂行のために住民票の写し等が必要な弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士
 
  ※国や地方公共団体の機関からの請求により交付した証明書は通知の対象外となります。  

3.登録できる人

 次のいずれかに該当する人が登録できます。(個人単位での登録となります)
  • 燕市の住民基本台帳に記載されている人(転出等で5年以内に消除された人も含みます)
  • 燕市の戸籍及び戸籍の附票(除かれた戸籍や附票も含みます)に記載されている人

4. 登録の手続き

<受付窓口>  燕市役所市民課
<受付時間>  平日 午前8時30分~午後5時15分(毎週水曜日は午後7時30分まで)
        毎月第2日曜日 午前8時30分~正午
<登録に必要なもの>
 (1)「燕市本人通知制度登録申請書」(受付窓口にあります。こちらからもダウンロードできます。)
 (2)窓口に来られる人の本人確認書類(運転免許証、保険証、パスポート、在留カードなど)
 ※法定代理人が申請する場合は、(1)と(2)(法定代理人のもの)のほか、戸籍謄本等の法定代理人の資格が確認できる書類が必要です。その他の代理人(登録を希望する人から委任を受けた人)が申請する場合は、(1)と(2)(代理人のもの)のほか、委任状が必要です。

<郵送による申請> 郵送先:〒959-0295 燕市吉田西太田1934番地 燕市役所市民課

 燕市以外にお住まいの人や、病気等やむを得ない事情により手続きできない人は、郵送による申請も受け付けます。上記の必要なもの((2)の本人確認書類と法定代理人の権限確認書類はコピー)を郵送してください。

5. 本人通知の内容

 登録者の住民票の写し等を第三者に交付した場合、おおむね1週間で交付した事実を記載した通知を郵送します。通知には、次の事項が記載されます。
  • 証明書の交付年月日
  • 交付した証明書の種別(住民票の写し、戸籍謄本等)及び通数
  • 請求の区分[本人等の代理人、第三者(個人・法人・職務上)の2区分]
 ※通知に記載された内容について詳しく知りたい場合は、燕市個人情報保護条例に基づき、自己情報開示請求をすることができます。ただし、開示される情報は、燕市個人情報保護条例の規定の範囲内となります。

6. 登録事項の変更・廃止

 転居や戸籍届出等により住所、氏名、本籍などの登録事項に変更が生じたときは届出が必要です。変更の届出がないと本人通知の送付ができないため、登録を廃止する場合がありますのでご注意ください。
 また、登録者が死亡したとき、日本国内に住所がなくなったときは、登録を廃止します。

このページに関するお問い合わせ

市民生活部市民課

電話番号:0256-92-1111(内線2131)

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