2016年度定期監査結果報告書(総務課・防災課・議事課・選挙管理委員会事務局)

1 監査対象

総務部 総務課、総務部 防災課、議会事務局 議事課、選挙管理委員会事務局

2 対象期間

2016年度（2016年4月1日～2016年11月30日）

3 監査の実施期間

2016年12月8日（木曜日）～2017年2月9日（木曜日） (注意)1月12日（木曜日）ヒアリングを実施

4 監査の目的及び方法

 この監査は、財務に関する事務の執行が法令等に基づいて適正かつ効率的に行われているかを主眼として、監査対象課より事前に監査資料の提出を求め、諸帳簿、証憑書類等を審査し、関係職員から説明を聴取して監査を実施した。なお、行政監査の視点に立った監査も併せて行った。

5 監査の着眼点

1. 財務に関する事務の執行（予算執行・収支・契約・出納保管・財産管理等）について
2. 市民サービスの向上と事務事業の取組みについて
3. 各課の事務内容と職務分担及び職員の勤務状況について

1 総務課

【全体 職員数24名（うち管理職5名（総務部長含む））、臨時職員数7名】

総務係

【職員数5名、臨時職員数6名】

議会との連絡及び議案の提出、行政委員会委員の選任、各種委員等の任免・委嘱及び記録管理、顧問弁護士、公印の保管、文書管理システム、公告式、境界変更に関する地方自治法の規定による手続その他国・県等の関係機関との連絡調整、条例・規則等の制定改廃の審査及び例規の管理、自衛官募集、訴訟・和解・異議申し立て等の連絡調整、情報公開制度及び個人情報保護制度、自治会長及び自治会等の地域活動、地域の防犯活動、認可地縁団体、市民総合賠償補償保険事務、行政組織機構、行政手続法及び燕市行政手続条例、表彰式、他課に属さない共催及び後援、各部との連絡調整、ふるさと納税等に関すること

人事係

【職員数7名（うち新潟県に派遣1名、福島県南相馬市に派遣1名）】

職員の任免・分限・賞罰・服務その他身分の取扱い、職員の給料その他給与の支給、職員の児童手当、職員研修、人事評価制度、職員の健康管理及び労働安全衛生、市町村共済組合、市町村総合事務組合、被服貸与、公務災害・労働災害、嘱託職員・臨時職員・非常勤職員の身分の取扱い等に関すること

秘書係

【職員数2名】

特別職の事務引継、市長の資産公開、市長交際、市長会、名誉市民、栄典事務及び褒章、請願・陳情等に関すること

情報チーム

【職員数4名（うち管理職2名）、臨時職員数1名】

情報システムの総合調整、情報システムに係る個人情報保護、情報システムの管理・ネットワーク・データ保護及び運用、情報化政策の企画・調整及び推進、電子計算機処理管理運営委員会、情報化推進計画・業務継続計画、情報セキュリティ、パソコン管理等に関すること

統計チーム

【職員数3名】

基幹統計調査及び一般統計調査、各種統計調査員、統計思想の普及等に関すること

2 防災課

【全体 職員数5名（うち管理職2名）、臨時職員数1名】

防災対策係

【職員数3名、臨時職員数1名】

地域防災計画、災害対策本部、自主防災組織、防災訓練及び防災意識の啓発、災害情報の収集及び伝達、消防施設の整備及び消防水利、水防担当との連絡調整、原子力災害対策、国民保護、被災者支援、その他防災・危機管理等に関すること

3 議事課

【全体 職員数5名（うち管理職3名（議会事務局長含む））】

議会係

【職員数3名（うち管理職1名）】

議員の報酬・費用弁償、議員共済関係及び公務災害補償、政務活動費、議長会、議員の表彰資料、議事堂の管理、議会図書室、本会議及び委員会、議会運営委員会、協議会その他会議、発言及び質問通告、請願書及び陳情書、議案・意見書・決議、議事日程及び諸般の報告、議会において行う選挙、本会議の会議録の調製、委員会の記録の調製、諸会議の記録、本会議の傍聴取締り及び警備、議決事件の処理報告、地方制度関係法規の調査等に関すること

4 選挙管理委員会事務局

【全体 職員数3名（うち管理職1名（総務課長兼務））】

選挙係

【職員数2名】

委員の身分・資格・得失及び報酬・費用弁償、委員会の会議、明るい選挙推進運動、選挙人名簿の調整・保管及び縦覧、選挙人名簿の資格調査、直接請求、国民投票、検察審査員候補予定者の選定、裁判員候補予定者の選定、選挙区・投票区及び開票区、選挙の管理執行・記録・投票の保存及び諸調査、農業委員会委員選挙人名簿、土地改良区総代の選挙、不在者投票、期日前投票等に関すること

(1) 調書・聞き取りによる確認事項

• ア 情報セキュリティ監査は、情報資産の取扱い及び情報システムの運用等が、監査基準である燕市情報セキュリティポリシーに準拠して行われているかを中心に外部委託により監査を行っているもので、今年度は土木課および議事課が対象となっている。監査結果は、おおむね情報セキュリティポリシーに適合・準拠した運用が行われているとされたが、「情報資産の分類と管理」「物理的セキュリティ」「人的セキュリティ」「技術的セキュリティ」「運用」について改善提言が10件あった。
  また、前年度以前に監査を実施し指摘事項のあった6部署に対し、その後の対応状況を調査するフォローアップ監査も実施したが、3つの部署でそれぞれ1件ずつ指摘事項に未対応のものがあったことから、該当部署へ指導を行った。それらについては、2016年度末までに改善の予定であるとしている。
• イ 時間外勤務の増加については深刻に受け止めているとしている。特に最近は地方創生関連など他市町村との競争もある緊急的な仕事が増えており、適材適所や適正な人員配置となるよう取り組んでいるところであるが、追いついていないのが現状であるとしている。
• ウ ふるさと納税については、2016年度は返礼品の数を前年度末の133品目から158品目に増やしてスタートしたが、年度の前半は申込み数が前年度と比較すると減少している。4月の熊本地震などの被災地自治体に寄附が集中したこと（12月時点ふるさとチョイス上の災害寄附受付：約66,000件、17億3千万円）やふるさと納税に参入する自治体が増え、寄附者が分散する傾向にあること（ふるさとチョイスから寄附の申込みができる自治体数：2015年5月末時点：460自治体→2016年5月末時点：1,027自治体→2016年9月末時点：1,112自治体）などが要因ではないかとしている。
  このような状況を改善するための取組みとして、「市のホームページをリニューアル」、「前年度寄附者（約18,000人）に寄附金の使途とお礼の品リニューアルのお知らせを掲載したパンフレットを送付」、「お礼の品の大幅な追加（2016年10月～：233品目）」、「ふるさとチョイスのWEBページのお礼の品の掲載方法を改善」、「雑誌やWEB上の広告掲載」、「イベントなどを活用したPR活動」などを実施し、10月以降は前年度を上回るペースの申込みとなっており、通年で比較すると寄附者数は前年度より増加しているが、寄附額は減少する見込みとなっている。
  なお、以前に燕市に寄附を申し込んだことがある人（リピーター）からの申込み状況については次のとおりである。
  • （2015年度・2016年度）12月17日時点におけるリピーター延人数
    2015年度：16,353人中1,368人（割合8.4％）
    2016年度：16,525人中1,900人（割合11.5％）
  • （2015年度・2016年度）12月17日時点におけるリピーターからの寄附額
    2015年度：452,357千円中47,955千円（割合10.6%）
    2016年度：404,758千円中55,701千円（割合13.8%）
• エ 旅費の請求について職員の理解を深め統一的に運用していくため、会計課に協力を仰ぎながら『旅費Q＆A（仮称）』の作成を進めているところで、この中で経済的な切符の購入方法をあらためて記載するほか、日当（昼食代）の要否を判断しやすくするために旅費請求書の摘要欄に出発時間及び帰庁時間を明記すること、複数人で出張する場合の理由を明記することなどを盛り込む予定としている。
  また、年度初めにはこのような資料を用い、各課の担当者を集めた研修会の開催も検討しているとしている。
• オ 2016年12月議会において、補助金交付事務における誤りが大きな問題となったことから、12月12日に係長級の職員を中心に、文書取扱いや補助金交付、財務事務などに関する研修会を実施した。
  また、副市長をトップとして、職員の教育・指導をどのように行っていくか、そのシステム作りについて検討を行っているとしている。
• カ 今年度の定期監査において各課で購入している切手の管理に不備がみられたが、事業規模の拡大に伴い総務課で一括管理することは困難であることから、管理自体は各課で行うが、総務課から受払簿の使用の徹底を全庁的に指導するほか、企画財政課が開催する研修などで周知するとともに、企画財政課からも切手の購入が判明した場合に購入課へ再指導をするよう対応していきたいとしている。

(2)意見

 情報セキュリティ脅威は高度化、多様化し、求められる情報セキュリティ対策も常に変化しており、その変化に対応したリスクへの意識を高める必要がある。過去に他課で実施した情報セキュリティ監査の指摘事項に対し未対応のまま放置されていたものがあったが、情報システムの統括部門として、スピード感を持って対応してもらうよう指導を徹底されたい。
 時間外勤務状況は職員間で大きな偏りがあり、特定の職員やベテラン職員に業務が集中している状況がうかがえる。所属長は、こうした状況を把握し、所属職員一人ひとりの資質・能力の向上に努めると共に、課内での平準化を図る等、職員の健康管理上の対策をとる必要がある。
 また、今年度の定期監査において、複数の部署で切手の管理体制に不備が見られた。各課を指導する立場にある総務課にあっては、全庁的に適切な管理が行われるよう指導を徹底されたい。
 さらには、定期監査や例月出納検査において、基本的かつ定型的な事務で規則、規程、各種マニュアル等に反した不適切な事務処理が多くの部署で見受けられ指摘をおこなっている。全庁的な事務処理の適正化に向け、事務処理に関するチェック体制の見直しと強化が図られるような体制づくりの検討をされたい。

(1) 調書・聞き取りによる確認事項

• ア 東日本大震災に伴う燕市への避難者は、2016年12月28日現在、福島県から31世帯80名、宮城県から1世帯2名となっている。その内、原発事故による避難指示区域からの「強制避難者」は10世帯26名、区域外からの「自主避難者」は22世帯56名となっている。
• イ 東日本大震災の被災者支援の一環として、2011年8月1日から市役所内に被災者サポートセンターを開設している。2011年9月1日創刊の被災者向け情報紙「サポセン便り 絆」は、月2回発行し被災者宅に直接手渡しで届けており、2017年1月4日で通算129号となっている。
• ウ 自主防災組織率は、2016年12月28日現在、燕地区53.8％、吉田地区96.9%、分水地区80.4％で、市全体では71.1%となっている。組織を結成していない自治会へは自治会長に対し直接説明や依頼を行っているが、結成に至らない自治会の要因として、自治会長が毎年交替となるところや、「災害はこない」という意識があるとしている。
• エ 災害時における市の情報発信手段である「防災つばめ～ル」への登録件数は、2016年12月28日現在、4,607件で2016年4月1日現在の登録件数と比べ847件増加している。要因として、9月に市内の保育園、小・中学生保護者宛に案内チラシを配布したことで500～600件増加したとしている。
• オ 2016年11月22日の燕地区断水時には、防災行政無線、防災つばめ～ル、ホームページ、BSNテレビデータ放送、燕三条エフエムおよび燕地区の全自治会長への電話連絡により情報発信を行っている。しかしながら、緊急時の連絡体制や発信した内容に情報が不足していたなど課題がみられたことから、市民へ緊急に情報発信すべき事態が発生した場合の担当部署から防災課への速やかな連絡の徹底と、情報については「状況・市民への影響・今後の見通し」などを発信するとしている。これらのことについて、現在マニュアルの作成を進めているところである。
• カ 燕市には柏崎刈羽原子力発電所からおおむね30キロメートル圏内にある地域（大河津分水路左岸地域）とそれ以外の地域がある。原子力災害が発生した際、原発からの距離により原則として取るべき行動が異なることから、万一のときに冷静に対応してもらえるよう、取るべき行動などをまとめた「燕市原子力災害対応ガイドブック」を2016年4月に全戸配布している。

(2)意見

 被災者支援事業は6年目を迎え、新潟県が民間賃貸住宅を借り上げ、応急仮設住宅として避難者に提供している借上げ住宅制度が2017年3月で終了となる。避難者は避難生活の長期化に伴い、先行きの見えない不安や経済的な不安など、さまざまな不安を抱えていると思われる。それらの不安に対しソフト面の支援をより充実しながら、今後とも関係機関との連携を密にし、公平で効率かつ効果的な生活再建支援事業に取り組まれたい。
 地域防災力向上の要となる自主防災組織の組織率や活動状況については、燕・吉田・分水の各地区により温度差がみられるが、「何をしてよいのかわからない」という団体へは、積極的に出向いて指導や説明をし、地域における自主防災組織の必要性を周知していただきたい。地域の安全安心なまちづくりのために、災害による被害を予防し、軽減するために住民同士が相互に協力し防災活動を行う「共助」の中核をなす「自主防災組織」の組織率の向上とさらなる活性化に向け、引き続き支援されたい。

(1) 調書・聞き取りによる確認事項

• ア 議員の調査研究その他の活動に資するため必要な経費の一部として、議会における会派（所属が1人を含む）に1人あたり月額12,000円の政務活動費が交付されている。
  なお、政務活動費を充てることができる経費の範囲は条例で定められている。（表：政務活動費の収支報告）
• イ 市議会議員による行政視察は、市政の発展および向上のため先進的な取組みをしている自治体等に赴き、その実情を直接把握することを目的に実施している。2015年度からは、委員とともに先進事例を把握することを目的として、担当部署の職員1名も随行している。（表：総務文教常任委員会の行政視察状況、市民厚生常任委員会の行政視察状況、産業建設常任委員会の行政視察状況、産業建設常任委員会の行政視察状況）
• ウ 市の取組みを広く知ってもらうために行政視察の受け入れを行っている。（表：行政視察受け入れ状況）
• エ 市民に開かれた議会づくりの一環として、2013年9月から本会議の様子のライブ中継および録画映像をインターネット上で配信している。昨今のスマートフォンやタブレット端末の普及を受け、来年度からそれらの端末でも視聴できるよう準備を進めているところであり、若い世代からも議会に関心を持ってもらえるようにしたいとしている。

(注意)流水舎は2015年9月30日付解散

(2)意見

 政務活動費については、議会の議員の調査研究その他の活動に資するため必要な経費の一部として、会派に対して交付されている。さらに、適正な運用と使途の透明性の確保に努めるものと規定されている。しかしながら、収支報告書の添付書類の中に一部不備がみられたので一層の透明性の確保に努められたい。
 また、各常任委員会の行政視察については、成果、経費等十分検証し、翌年度に向け随行人数及び視察内容を検討する必要があると思われる。
 分かりやすい議会を目指し、議会を見てもらうためにインターネットによる定例会のライブ中継等を実施し、若者を中心に市民に関心を持ってもらうよう議会と市民を結ぶ入口が作られている。しかしながら、単に見てもらうだけではなく、市民に将来の地域経済や市全体を考える意識、市政への関心を持ってもらうための取組みが必要である。
 今後、ペーパーレス化を進める議会改革の具体的な取組みが実施されると思われる。議会ルールを具現化し、円滑で効率的な運営を期待する。

(1) 調書・聞き取りによる確認事項

• ア 今年の選挙は選挙権年齢が20歳以上から18歳以上に引き下げられて初の選挙となることから、新有権者への啓発として次の取組みを実施している。
  • 市内の高等学校2校と中等教育学校1校に、2016年2月（高校卒業生向け・19歳）と6月（高校3年生向け・18歳）に啓発チラシを作成し、学校での配布と授業で取り上げてもらうよう依頼
  • 広報つばめ2016年7月1日号選挙特集でマンガ記事を掲載し、新有権者のいる家庭への選挙の話題提供
  • 県立吉田高校への出前授業で模擬投票を実施し、選挙を実体験
• イ 投票所の場所が分からず投票しない人（燕市に引っ越してきた人）への啓発を強化する目的で次の取組みを実施している。
  • 市ホームページに掲載している投票所一覧のページを、より手軽に検索してもらうため、スマートフォンで見やすくなるよう改良
  • 投票所入場券に2次元バーコードを印字し、投票所の場所をスマートフォンで容易に確認できるよう改良
  • 井土巻地区のアパート群に投票所お知らせのチラシを戸別配布
• ウ 2016年10月の新潟県知事選挙時に、テレビを良く視聴する高齢者層への啓発として、新たに地デジBSNデータ放送の燕市からのお知らせトップに期日前投票の案内を掲載した（広報つばめに地デジデータ放送の閲覧方法を掲載）。
  また、期日前投票立会人にアンケートを実施し、若年層の投票率が低いことについて意見を聞いている。その中で、「若者が政治に興味がない」などの意見が多く寄せられた一方、「選挙のイメージが堅苦しい、面倒という気持ちがあるので若い人に立会人になってもらったら」という提案があった。このような提案も含めて、今後も啓発方法について委員会で検討・実施していきたいとしている。
• エ 選挙用ポスター掲示場については、建物の設置等により従来の位置に設置できなくなったという理由で、2016年7月の参議院選挙では4箇所、10月の新潟県知事選挙では1箇所について設置箇所を変更している。現在ポスター掲示場は市内に277箇所あるが、緑町児童遊園など人通りが少ないなどの理由から見直しが必要な箇所や、より人目につきやすい道の駅国上への新規設置など課題となっている箇所があるので、今後とも随時見直していきたいとしている。
• オ 選挙管理委員会で購入している切手については、受払簿による管理を行っていなかったことから、今後受払簿による管理を徹底するとしている。

(2)意見

 投票率向上のために、工夫をしながら啓発活動に努力されている。一方で、選挙のたびに低い投票率が問題視されており、期日前投票所の増設などの検討もされている。単に投票所の増設に頼ることなく、特に投票率の低い若者世代への効果的な啓発や投票に来てもらいやすい環境づくりなど、根本的に投票率向上に結び付く取組みの検討をされたい。