2018年度定期監査結果報告書(用地管財課・会計課)

第1 監査の概要

1 監査対象

総務部用地管財課、会計課

2 対象期間

2018年度（2018年4月1日～2018年7月31日）

3 監査の実施期間

2018年8月2日（木曜日）～2018年9月28日（金曜日）（9月7日ヒアリングを実施）

4 監査の目的及び方法

 この監査は、財務に関する事務の執行が法令等に基づいて適正かつ効率的に行われているかを主眼として、監査対象課より事前に監査資料の提出を求め、諸帳簿、証憑書類等を審査し、関係職員から説明を聴取して監査を実施した。なお、行政監査の視点に立った監査も併せて行った。

5 監査の着眼点

1. 財務に関する事務の執行（予算執行・収支・契約・出納保管・財産管理等）について
2. 市民サービスの向上と事務事業の取組みについて
3. 各課の事務内容と職務分担及び職員の勤務状況について

第2 監査対象の概要

（職員数は2018年7月末現在）

1 用地管財課

【全体 職員10名（うち管理職2名）、再任用職員1名（管理職）、臨時職員2名】

管財係

【職員3名、臨時職員2名】

庁舎及び各課の主管に属さない建物等の維持管理・補修、普通財産の維持管理・賃貸（企業会計に属するものを除く）、市有財産の保険（企業会計に属するものを除く）、行政財産目的外使用、所管車両の運行管理、自家用電気工作物管理委託契約、浄化槽維持管理委託契約、財産・備品台帳、市有電話、複合機・通信機器等に関すること

契約管理係

【職員3名】

市発注工事等の入札・契約、燕市建設工事入札等審査委員会、建設工事・物品購入等に係る入札参加資格審査・認定、庁用物品等の購入・供給契約、公印の保管、市発注工事の設計の審査・検査・設計・測量・調査の検査、工事の設計積算の基準の指導等に関すること

用地係

【職員2名】

普通財産の売却または譲与（企業会計に属するものを除く）、公共用地の取得・物件補償、取得用地の管理、公有地の拡大の推進に関する法律に基づく公共用地の先行取得、都市計画事業代替地等の管理・処分、土地開発基金、登記業務、分譲宅地、地価公示等に関すること

2 会計課

【全体 職員5名（うち管理職2名）、再任用職員1名（管理職）】

会計係

【職員3名】

収入・支出命令書の審査、指定金融機関、例月出納検査、公共料金事前明細通知サービス、現金及び有価証券の出納・保管、小切手の振出し、決算書の調整、燕・弥彦総合事務組合の会計審査事務等に関すること

第3 監査の結果

1 用地管財課

(1) 調書・聞き取りによる確認事項

• ア 庁内のペーパーレス化を推進しているところであるが、2017年度は前年度に比べ、複合コピー機・印刷機の合計使用枚数が増加した。なお、2015年度から2017年度における各年度の使用枚数は次のとおりである。（表：複合コピー機・印刷機の合計使用枚数）
• イ 2018年7月末日現在、用地管財課の管理している売却可能な普通財産（土地）は36件38,103.58平方メートルであり、今後も可能な限り売却処分を進めていきたいとしている。
• ウ 全庁的に検査調書の作成に不備が見られていたことから、説明が不足していた記入例の修正や新たな様式として「検査員指定書」を用意し、庁内電子掲示板（グループウェア）を介して適正な調書を作成するよう周知を図ったところである。
• エ 随意契約の適正かつ円滑な運用を確保するための指針を示した「燕市随意契約ガイドライン」を2018年2月に策定した。今年度は、当該ガイドラインに基づき提出された「随意契約及び業者選定理由書」の内容を精査し、入札等審査委員会に諮り随意契約とした妥当性の審査を行う予定としている。
• オ 2015年3月に「燕市公共施設等総合管理計画【基本方針】」を策定したが、現在は施設類型ごとに統廃合等の対応方針を取りまとめた「燕市公共施設等総合管理計画【建設系施設 中長期構想】」（仮称）を策定しており、今年度中に市議会に対し中間報告を行えるよう作業を進めているとしている。
• カ 新地方公会計制度の導入に関しては、2017年度に固定資産台帳へ登録した当初入力データの確認作業を終えており、現在は2017年度分の異動データの確認作業を行っているところである。
• キ 2018年4月1日から「備品」の取得単価の基準を、従来の1万円以上から3万円以上とする財務規則の改正を行い、備品台帳の登録を変更した。一方、固定資産台帳への物品の登録は50万円以上のものを対象としており、異なる台帳システムで管理している。（表：複合コピー機・印刷機の合計使用枚数）

(2) 意見

遊休地等余剰公有財産について、道路の残地等売却困難な資産も含まれているが、引き続き早期に売却できるよう取り組まれたい。
例月出納検査において、工事請負や業務委託等の契約が履行された後、各課で作成される各種検査調書に不備が見受けられていたことから、検査調書の作成について指導すべき立場である用地管財課に改善策を講じるよう指摘したところ、記入例の見直しや新たに「検査員指定書」様式を作成した上で、適切な検査調書の作成に関して注意喚起を行ってもらったところである。今後とも適宜周知を行うなど、不備がないよう指導に努められたい。
公共施設等総合管理事業においては、昨年度固定資産台帳システムの当初登録データの確認作業を完了し、現在は2017年度分の異動データについて確認作業を行っているとのことである。備品管理については、固定資産台帳システムと備品管理システムの二重管理となっているので、事務の効率化、経費節減および備品の適正管理のため、システムの統合を将来的には目指されたい。なお、備品は本市の貴重な財産であるころからも、管理保管や現状把握がおろそかにならないよう、各課への指導を徹底し、備品の適正な管理がなされるよう努められたい。

2 会計課

(1) 調書・聞き取りによる確認事項

• ア 休暇については、課員一同積極的に取得するよう努めている。そのため、担当者一人に業務が集中することがないよう、互いの仕事を相互に覚えるなど横の連携を密にしている。
• イ 他市において、指定金融機関から公金取扱手数料の改定を求める要望がなされている。当市の指定金融機関である北越銀行と第四銀行は、共同株式移転方式による銀行持株会社を設立し、持株会社設立から約2年後を目途に両行の合併を行うことを前提に協議を進めていくことになっており、今後振込手続きにおける組戻や訂正依頼にかかる手数料の有料化も予想されることから、組戻等の件数を減らすよう各課へ注意喚起を行っているところである。なお、本人死亡による口座凍結等も含め、振込のエラーは1年間で平均約400件発生している。
• ウ 支出命令書の審査において不備が見られた場合は、担当者にマニュアルの該当ページを示しながら指導するなど、誤りをより良く理解してもらえるよう努めている。
• エ 準公金の取扱いに関する規程等の整備について、現在も企画財政課と協議を継続しているところである。会計課の想定以上に準公金の口座が存在していたことからも、取扱規程等の整備は必須であるとしている。
• オ 安全かつ効率的な資金運用に努めているとしており、2015年度以降、定期預金等への運用で得た利息は次のとおりである。

(2) 意見

会計課は少人数の部署であるため、特定の職員が休暇等により不在の場合でも業務が滞らないよう、互いに業務を覚えることで休暇を取得しやすい環境をつくるなど、ワークライフバランスの向上に努めている。
支出命令を発する所管課から提出される伝票審査においては、依然、内容の誤りによる差し戻しが生じ、効率的な会計事務になっていないようである。所管課における意識の低さ、チェック体制の不備が感じられる。会計事務マニュアルの見直しや所管課の会計事務に対する意識改革、チェック体制の抜本的対策を講ずることを求めるものである。
準公金の取り扱いに関する規程等の整備については、現在企画財政課と協議継続中であるとのことではあるが、早急に整備することを求めたい。なお、規程等の整備を待たず準公金を取り扱っている所属に対しては、適正な準公金事務の執行がなされるよう通帳や印鑑の適切な管理、諸帳簿の整備等について指導を行われたい。
基金等を用いた余剰金の資金運用については、低金利の続くなか、2017年度は2016年度を若干上回る運用益を得た。今後も、確実性のある運用を行うことに努められたい。