2016年度公の施設の指定管理者監査結果報告書(燕市立図書館他)

（1）監査の目的

 地方自治法（1947年法律67号）第199条第7項の規定に基づき、公の施設の指定管理者について、公の施設の管理・運営が指定管理者制度の目的に沿って適切に行われているかについて監査を実施した。

（2）監査の対象団体

 2013年度から燕市が地方自治法第244条の2第3項の規定に基づき、公の施設の管理を行わせている次の3施設の管理・運営を行った指定管理者について、監査を行った。

（3）監査の期間

2016年10月6日（木曜日）～12月1日（木曜日）

ヒアリングの実施

日時：11月10日（木曜日） 午前10時00分～11時30分
場所：燕市立図書館

（4）監査の方法及び着眼点

 監査の実施にあたっては、次の項目を主な着眼点とし、関係帳簿・関係書類等を調査するとともに、関係職員からの説明を聴取するなどの方法で実施した。

• 施設は、関係法令の定めるところにより適切に管理されているか。
• 協定等に基づく義務の履行は、適切に行われているか。
• 利用促進のための努力が行われているか。
• 施設管理に係る収支会計経理は、適正に行われているか。
• 施設管理に係る出納関係帳簿・記帳などは、適正に行われているか。
• 施設管理に係る各種諸規程は、整備されているか。

（1）株式会社図書館流通センターの状況

(2)主な業務・事業内容

• 地方自治法による指定管理者制度に基づく図書館運営
• 公共図書館、学校図書館を中心とした図書館運営業務の受託
• 各図書館仕様に基づいた装備付図書及び視聴覚資料の販売
• 書誌データベース「TRC MARC」の作成・販売
• 図書館専用ICタグの開発・販売、図書館用品・什器・機器の販売等、図書館を効率よく運営するための各種サービスの提供

(3）監査の対象とした指定管理施設

（1）施設の概要

燕市立図書館・燕市立吉田図書館・燕市立分水図書館

設置目的：図書、記録その他必要な資料を収集し、整理し、保存して、市民の利用に供することにより、その教養、調査研究、レクリエーション 等に資すること。

燕市立図書館

所在地

燕市白山町一丁目2番10号

竣工

1982年3月

施設の構造

鉄筋コンクリート造3階建

建築面積

599.81平方メートル

施設内容

(1階)一般閲覧室 283.33平方メートル、児童閲覧室 100.93平方メートル、エントランスホール 42.72平方メートル、車庫(軽自動車1台) 45.11平方メートル

(2階)学習室(45席) 100.98平方メートル、展示ホール 116.65平方メートル、ロビーホール83.21平方メートル、書庫 33.32平方メートル、資料室 42.00平方メートル

(3階)事務室 103.05平方メートル、書庫 57.36平方メートル、応接室 25.25平方メートル、書庫 26.08平方メートル

燕市立吉田図書館

所在地

燕市吉田大保町22番1号

竣工

1982年12月

施設の構造

鉄筋コンクリート造2階建

建築面積

568.16平方メートル

施設内容

(1階)一般閲覧室 290.42平方メートル、児童コーナー 50.32平方メートル、事務室 25.66平方メートル

(2階)学習室(60席) 107.25平方メートル、書庫 28.68平方メートル、茶室 109.94平方メートル

燕市立分水図書館

所在地

燕市分水新町二丁目5番1号

竣工

1982年8月

施設の構造

鉄筋コンクリート造3階建（分水公民館に併設）

建築面積

1343.19平方メートル

施設内容

(2階)一般閲覧室 165.35平方メートル、児童コーナー 18.09平方メートル、事務室 9.50平方メートル、書庫21.26平方メートル (注意：1階と3階は分水公民館)

開館時間（3館共通）

休館日（3館共通）

第2月曜日を除く月曜日（ただし、祝日の場合は開館）、12月29日～1月3日、特別整理期間（随時）

（2）2015年度の収支状況

（3）施設の利用状況（2015年度）

（4）2015年度の事業実施状況

延べ回数：260
内容：「おはなし会」での読み聞かせ、ブックトーク、絵本原画展の張り番 等

内容：書架の整理、返却図書の配架、ラベル貼替え、館内整理日の清掃、絵本原画展の張り番 等

（1）調書、聴き取り、実地による確認事項

• ア 老朽化に伴う空調設備の不具合に対し、社会教育課との連携を密にしながら速やかに対応するなど、利用者の声に応えられるよう努めていると認められた。
• イ 指定管理料の請求・受領について、年度協定書で定めたとおりに行われていた。
• ウ 備品の取得・廃棄時には社会教育課へ連絡し、社会教育課で備品台帳の更新を行っている。なお、取得時および年に1回、社会教育課で備品の現地確認を行っている。
• エ 吉田図書館および分水図書館は、それぞれ併設する公民館と合同で年1回の消防訓練を行っていた。燕図書館は、過去3年間実施していなかったが、今年度1回実施した。
• オ 協定書に基づく危機管理マニュアルは作成されていたが、職員の役割分担については決められていなかった。
• カ 利用者から徴収した複写機使用料は、月1回、館長が金額を確認の上、入金を行っている。
• キ 収支会計経理は全て本社で行われており、また、指定管理料は指定管理者用口座から本社の口座へ振替られるため、通帳による会計上の適正性を確認することは困難であった。
  また、収支報告書における一般管理費の計算内容に不明確な点が見られた。
  なお、当該施設管理に係る領収書・帳簿等関係書類の整備・保存は適切であると認められた。
• ク 協定書に基づき実施した2015年度のアンケート結果において、『図書館スタッフの対応』の設問で、「大変良い」または「良い」と回答した利用者は合わせて91%となっており、利用者サービス向上に努めていると認められた。

（2）意見

 図書館指定管理業務については、接客に重点を置いた利用者サービス向上に評価を得ている。利用状況は、利用者数、貸出冊数、リクエスト数など年々順調に増加しており、指定管理者制度の目的である市民サービスの向上という視点での成果が見られる。
 自主事業においては、積極的な周知活動とともに、スタンプラリー企画など工夫を凝らした事業の実施に努力している。施設管理は、空調設備の老朽化に伴う温度設定の不良に際し速やかに扇風機を設置するなど、利用者サービスに努力している姿勢が見られた。施設の適正な維持管理に引き続き努められるよう要望する。
 緊急時の対応として危機管理マニュアル等は整備され、年1回の消防訓練は実施されているが、災害等に対する避難訓練は実施されていない。マニュアルについては、燕市立図書館が交通量の多い道路に隣接し、避難場所の確保が難しい状況にあることや災害時の災害弱者への対応が考慮されていないことなどから、誰がどのように行動するか役割分担をより明確にしたマニュアルを作成し、利用者に分かるような周知方法の検討を要望する。
 また、所管課と指定管理者の間では、月例報告や定例協議等により常に連携が図られていることから、随時効率的、効果的な改善がなされている。
 しかしながら、会計経理において、本部管理費の計算根拠に不明確な点が見受けられた。当該指定管理施設の収支状況を正確に理解することができるよう、計算根拠の明確化とともに補足説明を充実することが望ましいと考える。

（3）社会教育課への意見

 施設の老朽化に伴う修繕箇所の対応に遅れがみられる。特にトイレや外壁塗装の膨れ等、安全面を優先した計画的な改修の検討をされたい。サービスの利便性の向上策と並行して、公の施設としての設置目的が効果的に発揮されているか、利用者の安全確保が徹底されているか、担当課として不断に検証していく必要がある。
 なお、組織体制について業務仕様書の取り扱いと運用に違いがみられるため、必要により見直し等が必要と思われる。また、会計処理においては本社で一括管理のため、施設ごとの収支状況を正確には把握できていない。所管課として、それぞれの施設の運営状況を把握することは必要不可欠であることから、改善に向けて指導されたい。