燕市業務改善運動(TQC)

更新日:2022年04月06日

燕市業務改善運動「TQC(Tsubame work Quality Challenge)」の推進

 燕市役所では2013年5月の新庁舎移転を契機に、より質の高い行政運営を目指すため、燕市業務改善運動をTQC(燕市版QC[Tsubame work Quality Challenge])と称し、実践しています。

(注釈)QC(Quality Control):品質管理

実践方法

各々の職員が「実践の視点」に着目し、日々の仕事の進め方の見直しを実践しています。

実践の視点

  1. 情報の共有化
  2. 職場のエコ・美化
  3. 効率化・時間短縮
  4. ミスの防止
  5. 経費の縮減・財源確保
  6. 市民サービスの向上

取組内容

職員一人ひとりが日々実践している「日常的な改善」を集め、定期的に報告会を開催し、優良事例については庁内で横展開を図っています。

過去の取組数は、令和元年度が181件、令和2年度は274件、令和3年度は362件と、増加傾向にあります。

令和4年度は職員一人ひとりが積極的に取り組むことで、500件以上の取組を目指しています。

また、職員の日常的な改善と併せ、行政サービス・行政事務のデジタル化による業務改善にも取り組むことで、自治体DXを推進します。

過去の主な取組事例

マイナンバーカードの受取予約における予約枠の残数表示等(令和3年度)
課題

マイナンバーカードの受取予約は、時間帯ごとに枠を設けて受け付けていますが、これまでは空き状況が予約希望者側で確認できなかったため、申請フォームに希望日時を直接入力してもらい、後日職員が一件一件予約受付結果をメールで回答していました。

改善策・取組内容

令和3年度に導入した新たなオンライン申請システムで予約フォームを作成しました。新たな予約フォームでは、システムの「予約枠」管理機能を活用し、時間帯ごとの予約枠の残数を表示したほか、予約者への自動返信を行うようにしました。

また、電話でも予約を受け付けていますが、電話予約分の情報も職員が予約フォームで入力することで、正確な残数を表示するとともに、集計作業を効率的に行えるようにしました。

取組の成果
  • 予約の空き状況等の問い合わせ対応に、導入前は1日あたり30分~1時間かかっていましたが、導入後はほぼゼロになりました。
ふるさと納税業務における高速プリンター・RPAの活用(令和2年度)
課題

ふるさと納税の申込みが年末に集中する中で、複数のふるさと納税ポータルサイトからの申込みデータを市の管理システムに取り込む作業や、お礼の品の発注作業が負担になっていました。また、ふるさと納税寄附者へのお知らせを手作業で封入していたため、繁忙期には外部への委託に加え、他部門の職員の動員を必要としていました。

改善策・取組内容

複数のふるさと納税ポータルサイトから市の管理システムに取り込む作業をRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)で処理するとともに、高速プリンターを導入し、ふるさと納税寄附者へのお知らせ等の印刷・封緘を行いました。

取組の成果
  • ふるさと納税業務の時間外勤務が、12月の前年比で250時間分削減できました。
  • 外部への業務委託が、前年比で156時間分削減できました。
  • 他部門の職員のの動員が、前年比で224時間分(延べ64人×3.5時間)削減できました。
  • 高速プリンターによる封緘作業により、書類の誤封入が防止できました。
複数のワードファイルのPDF変換作業における自動化(令和元年度)
課題

複数のワードデータをPDFに変換し結合する必要のある業務にて、変換後に内容の修正が発生した場合、再度PDFを結合する作業が発生し、かなりの作業時間がかかるとともに、会議等の直前での差し替えが困難でした。

改善策・取組内容

ワード・エクセルデータを一括でPDF化するツールを開発しました。

PDF化の手順

取組の成果
  • 難しい作業ではないものの時間のかかる作業が自動化したことで、作業時間が大幅に削減できました。
  • 会議等の直前に修正があった場合の差し替えが可能になりました。
  • データの結合ミスがなくなりました。
  • 全庁的に横展開することで、作業時間の相当な短縮に繋がりました。

全国都市改善改革実践事例発表会

優れたものとして、自治体業務改善の優秀事例を一堂に集める「全国都市改善改革実践事例発表会」で発表した事例の概要を紹介します。 

2019年度

2018年度

2017年度

2016年度

2015年度

2014年度

この記事に関するお問い合わせ先

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