燕市業務改善運動（TQC）

燕市業務改善運動「TQC(Tsubame work Quality Challenge)」の推進

燕市役所では2013年5月の新庁舎移転を契機に、より質の高い行政運営を目指すため、燕市業務改善運動をTQC(燕市版QC[Tsubame work Quality Challenge])と称し、実践しています。

(注釈)QC(Quality Control):品質管理

実践方法

各々の職員が「実践の視点」に着目し、日々の仕事の進め方の見直しを実践しています。

実践の視点

情報の共有化
職場のエコ・美化
効率化・時間短縮
ミスの防止
経費の縮減・財源確保
市民サービスの向上

取組内容

職員一人ひとりが日々実践している「日常的な改善」を集め、庁内組織である行政改革推進本部において優良事例の横展開を図っています。

また、職員の日常的な改善と併せ、行政サービス・行政事務のデジタル化による業務改善にも取り組むことで、自治体DXを推進します。

過去の主な取組事例

学校給食メニューのインスタグラム配信（令和4年度）

課題

学校給食メニューは「給食だより」により保護者等にお知らせしていましたが、文字だけではどのような給食か分かりにくいため、写真で見たいという声をいただいていました。

改善策・取組内容

令和4年度より、写真投稿アプリ「Instagram」で学校給食の実際のメニューを毎日投稿する取組を開始しました。Instagramによる給食メニューの配信は、県内初の事例です。

給食メニューのインスタグラム配信

取組の成果

1200人を超えるフォロワーに給食メニューを見ていただいています。
保護者の方々から「子どもがどれくらいの量を食べているか参考になる」、「給食メニューが子どもとの会話のきっかけになる」などの反響をいただいています。
調理員の調理に対する意識向上に寄与しています。

マイナンバーカードの受取予約における予約枠の残数表示等（令和3年度）

課題

マイナンバーカードの受取予約は、時間帯ごとに枠を設けて受け付けていますが、これまでは空き状況が予約希望者側で確認できなかったため、申請フォームに希望日時を直接入力してもらい、後日職員が一件一件予約受付結果をメールで回答していました。

改善策・取組内容

令和3年度に導入した新たなオンライン申請システムで予約フォームを作成しました。新たな予約フォームでは、システムの「予約枠」管理機能を活用し、時間帯ごとの予約枠の残数を表示したほか、予約者への自動返信を行うようにしました。

また、電話でも予約を受け付けていますが、電話予約分の情報も職員が予約フォームで入力することで、正確な残数を表示するとともに、集計作業を効率的に行えるようにしました。

マイナンバーカード受取予約フォーム

取組の成果

予約の空き状況等の問い合わせ対応に、導入前は1日あたり30分～1時間かかっていましたが、導入後はほぼゼロになりました。

ふるさと納税業務における高速プリンター・RPAの活用（令和2年度）

課題

ふるさと納税の申込みが年末に集中する中で、複数のふるさと納税ポータルサイトからの申込みデータを市の管理システムに取り込む作業や、お礼の品の発注作業が負担になっていました。また、ふるさと納税寄附者へのお知らせを手作業で封入していたため、繁忙期には外部への委託に加え、他部門の職員の動員を必要としていました。

改善策・取組内容

複数のふるさと納税ポータルサイトから市の管理システムに取り込む作業をRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）で処理するとともに、高速プリンターを導入し、ふるさと納税寄附者へのお知らせ等の印刷・封緘を行いました。

取組の成果

ふるさと納税業務の時間外勤務が、12月の前年比で250時間分削減できました。
外部への業務委託が、前年比で156時間分削減できました。
他部門の職員の動員が、前年比で224時間分（延べ64人x3時間30分）削減できました。
高速プリンターによる封緘作業により、書類の誤封入が防止できました。

複数のワードファイルのPDF変換作業における自動化（令和元年度）

課題

複数のワードデータをPDFに変換し結合する必要のある業務にて、変換後に内容の修正が発生した場合、再度PDFを結合する作業が発生し、かなりの作業時間がかかるとともに、会議等の直前での差し替えが困難でした。

改善策・取組内容

ワード・エクセルデータを一括でPDF化するツールを開発しました。

PDF化の手順

取組の成果

難しい作業ではないものの時間のかかる作業が自動化したことで、作業時間が大幅に削減できました。
会議等の直前に修正があった場合の差し替えが可能になりました。
データの結合ミスがなくなりました。
全庁的に横展開することで、作業時間の相当な短縮に繋がりました。

全国都市改善改革実践事例発表会

優れたものとして、自治体業務改善の優秀事例を一堂に集める「全国都市改善改革実践事例発表会」で発表した事例の概要を紹介します。

2022年度

「インスタグラムで学校給食を発信！」 (PDFファイル: 4.2MB)

2020・2021年度

新型コロナウィルス感染症の影響により開催中止となりました。

この記事に関するお問い合わせ先: 企画財政部企画財政課企画チーム

〒959-0295
新潟県燕市吉田西太田1934番地

電話番号：0256-77-8352
メールフォームによるお問い合わせ

燕市業務改善運動（TQC）